בפוסט זה נצלול לעולם המורכב של ניהול בלוקי חדרים לאירועים ברמת Tier 1. נדון באסטרטגיות, טכנולוגיות, ואתגרים שעמם מתמודדים מארגני אירועים ומלונות, ונקבל טיפים מהטובים ביותר בתחום.
ברוכים הבאים והקדמה לתכני הוובינר
ברוכים הבאים לוובינר שלנו! אנחנו כאן היום כדי לדבר על ניהול בלוקי חדרים לאירועים ברמת Tier 1. במהלך הוובינר, נעסוק במגוון נושאים שקשורים לתכנון וניהול אירועים, ונשתף אסטרטגיות וטיפים חשובים. אל תהססו להשתמש בפיצ'רים של הפלטפורמה שלנו כדי לשאול שאלות ולשתף את דעתכם.
הכרת המנחים והפאנליסטים
היום, יש לנו צוות מנחים מרשים. אני קלי קופק, ואני מנהלת מוצר ב-Cent, מתמחה בקשרים בין מתכנני אירועים למלונות וספקים. יחד איתי נמצא ג'יימס, יועץ פתרונות בכיר ב-Cent, אשר יש לו ניסיון רב בתכנון אירועים.
אנו גם מארחים את קתי, סגנית נשיא טכנולוגיית אירועים ב-Conference Direct, מישל, מייסדת Apex Events, ומוניקה, מנהלת דיור במלון Marriott River Center. כל אחד מהם מביא ניסיון ייחודי לתוך השיחה שלנו.
סקירה כללית של אירועים ברמת Tier 1
אירועים ברמת Tier 1 הם אירועים גדולים שמטרתם להגדיל את ההכרה במותג, להוביל חשיבה ולתמוך בהשגת מטרות עסקיות. לדוגמה, כנסים, תערוכות ואירועים עם מעל 1500 משתתפים. מדובר באירועים עם תקציבים גדולים, סוגי משתתפים רבים, ומספר רב של סשנים.
סקרים ואסטרטגיות בשלב מוקדם
השלב הראשון בתכנון בלוקי חדרים הוא להבין את הנתונים הקיימים מהאירועים הקודמים. זה יכול לכלול מספר החדרים הנדרשים, סוגי המלונות, והתנהגות ההזמנות. עם זאת, חשוב לזכור שהשוק השתנה לאחר תקופת הקורונה, ולכן יש להתאים את האסטרטגיות בהתאם.
משא ומתן על בלוקי חדרים
משא ומתן על בלוקי חדרים הוא תהליך קרדינלי. יש לוודא שהחדרים המתאימים נבחרים, ושהמחירים וההנחות נבדקים. יש גם לקחת בחשבון את סוגי החדרים הנדרשים, כמו חדרים עם מיטות כפולות, ולהתחשב במדיניות הביטולים.
תפקיד ה-CVB והטכנולוגיה בתכנון אירועים
ה-CVB (מרכז מבקרים) משחק תפקיד מרכזי בתהליך התכנון. הם יכולים לסייע במשא ומתן עם מלונות, לספק מידע על ספקים מקומיים, ולסייע בתיאום לוגיסטי. טכנולוגיה כמו Pas Key היא קריטית בשלב זה, ומסייעת להבטיח שהנתונים מעודכנים ומדויקים.
עידוד משתתפים להזמין בתוך הבלוק
כדי לעודד משתתפים להזמין חדרים בתוך הבלוק, יש להציע תמריצים כמו הנחות, מתנות או הגרלות. חשוב גם לקבוע תקשורת מתמשכת עם המשתתפים ולשלוח להם תזכורות על הזמנות.
הפחתת סיכוני אטריציה
אטריציה היא תופעה שיכולה להשפיע על הצלחת האירוע שלכם. כדי להפחית את הסיכון, חשוב לעקוב באופן קבוע אחרי תבניות ההזמנות. זה כולל הבנת ההיסטוריה של ההזמנות ואילו משתתפים מזמינים חדרים. חשוב גם לשמור על קשר עם המלונות ולוודא שהמלאי מתנועע בצורה הנכונה.
כחלק מהאסטרטגיות להילחם באטריציה, ניתן להשתמש בשיווק ממוקד. לדוגמה, הדגשת המלון באתר האירוע או עבודה עם המלון על תמריצים יכולים להניע משתתפים להזמין בתוך הבלוק. חשוב גם לשקול את אחוז האטריציה המוזכר בחוזים עם המלונות, ולוודא שהוא הוגן ומצטבר.
שילוב רישום ומגורים
שילוב בין רישום למגורים הוא אחד האסטרטגיות החשובות ביותר לניהול בלוקי חדרים. כאשר שני המרכיבים הללו משולבים, ניתן להניע משתתפים להזמין חדרים בקלות רבה יותר. לדוגמה, ברגע שמישהו נרשם לאירוע, עליו לקבל גישה ישירה למידע על חדרים זמינים.
הקפיצה מהרישום למגורים יכולה לשפר את חוויית המשתתף. זה גם עוזר להבטיח שהמשתתפים לא יפספסו את ההזדמנות להזמין חדרים, במיוחד כאשר מדובר באירועים גדולים עם ביקוש גבוה.
אתגרים בניהול בלוקי חדרים
ניהול בלוקי חדרים לאירועים גדולים מציב אתגרים רבים. אחד האתגרים המרכזיים הוא להבין את צרכי המשתתפים השונים. לדוגמה, צוותים, מאמנים ואנשי מקצוע שונים עשויים להזדקק לסוגים שונים של חדרים.
כדי לנהל את האתגרים הללו, יש להשתמש בטכנולוגיה מתקדמת שמאפשרת גישה קלה לדיווחים ולנתונים על ההזמנות. זה יכול לכלול מערכת לניהול חדרים שמאפשרת למארגנים לעקוב אחרי ההזמנות בזמן אמת.
טכנולוגיה באירועים גדולים
הטכנולוגיה משחקת תפקיד מרכזי בניהול אירועים גדולים. שימוש בכלים כמו Pass Key יכול להקל על תהליך ההזמנות ולשפר את חוויית המשתתף. עם זאת, יש לוודא שהמלונות המארחים יודעים כיצד להשתמש בטכנולוגיה זו.
כחלק מהתהליך, יש לספק הכשרה למלונות שאינם מכירים את המערכת, ולוודא שיש להם גישה לדיווחים הנדרשים. זה יכול לשפר את התקשורת בין המארגנים למלונות ולמנוע בעיות במועד האירוע.
ניהול תתי בלוקים ביעילות
ניהול תתי בלוקים הוא חיוני, במיוחד באירועים עם מספר קבוצות שונות. שימוש בטכנולוגיה לניהול תתי בלוקים מאפשר להבטיח שהחדרים המיועדים לקבוצות מסוימות יישמרו. לדוגמה, ניתן לשלוח קודים שונים לכל קבוצה כדי להבטיח שהמלאי נשמר.
בנוסף, יש להגדיר אוטומציות שיבטיחו שחדרים לא נמכרים יחזרו אוטומטית למלאי. זה מפחית את הצורך בהתערבות ידנית ומשפר את היעילות.
הערכת הצלחת האירוע
לאחר סיום האירוע, חשוב להעריך את הצלחתו. זה כולל בדיקה של הכנסות, שימוש במלאי, והאם הושגו היעדים שהוגדרו מראש. דיווחים על ביצועים יכולים לספק תובנות חשובות על מה עבד ומה לא.
יש להקדיש תשומת לב מיוחדת למספר ההזמנות שבוטלו, ואילו משתתפים לא הזמינו חדרים בבלוק. זה יכול לעזור להבין את העדפות המשתתפים ולשפר את התכנון לאירועים עתידיים.
שאלות ותשובות ומחשבות סופיות
במהלך האירוע, נשאלו שאלות רבות על ניהול בלוקי חדרים. חשוב להמשיך את השיח גם לאחר סיום האירוע, ולוודא שהשאלות נענות. זה יכול להוביל לתובנות חדשות ולשיפור מתמשך של התהליכים.
לסיום, חשוב לזכור שהשקעה בטכנולוגיה ובניהול נכון של בלוקי חדרים יכולה לשפר את חוויית המשתתפים ולמנוע בעיות בעתיד. השקעה זו היא לא רק הכרחית, אלא גם חיונית להצלחת האירועים.
